VEELGESTELDE VRAGEN

Hier vindt u de antwoorden op veelgestelde vragen. Wanneer u het antwoord op uw vraag hier niet vindt, dan kunt u contact opnemen met het bureau van de orde van advocaten in uw eigen Arrondissement.

U kunt kiezen uit de onderstaande categorieën met veelgestelde vragen. Als u daarop klikt (Ctrl+klik), dan verschijnen automatisch de over dit onderwerp gestelde vragen. Met Ctrl+F kunt u ook op woorden zoeken in dit document.

• Het waarom van de financiële kengetallen
• Voor wie de aanlevering geldt
• Wat de financiële kengetallen inhouden
• Problemen met invoeren gegevens
• Wat er met de financiële kengetallen gebeurt
• Vertrouwelijkheid en beveiliging

Het waarom van de financiële kengetallen

• 1. Waarom financiële kengetallen?
  • De doelstelling van het opvragen van financiële kengetallen is het financieel toezicht op een objectieve en doelmatige wijze te incorporeren in het door de deken uitgeoefende toezicht.
• 2. Waarom financiële kengetallen opvragen?
  • Deze werkwijze draagt bij aan een effectieve, efficiënte en uniforme uitoefening van het financieel toezicht.
  • Door het opvragen en analyseren van financiële kengetallen van alle kantoren beschikt de deken over inzicht in (de ontwikkeling in) de financiële positie en de mogelijke (financiële) risico’s van alle kantoren binnen diens arrondissement.
  • Hiermee kan de deken vaststellen of kantoren voldoen aan de administratieplicht die is vastgelegd in de artikelen 2:10 en 3:15i BW en in artikel 6.5 van de Voda.
  • De deken verkrijgt hiermee inzicht in (financiële) trends en ontwikkelingen binnen de kantoren van diens arrondissement.
• 3. Wat is de grondslag voor het opvragen van financiële kengetallen?
  • Op grond van artikel 35, vierde lid en artikel 45a, eerste lid van de Advocatenwet en artikel 24, tweede lid van de Wwft is de deken belast met het toezicht op de naleving door advocaten, die kantoor houden in diens arrondissement, van de voor hen geldende regels.
  • Art. 45a van de Advocatenwet heeft blijkens de parlementaire geschiedenis mede tot doel om het preventief toezicht op advocaten te versterken, waarbij de deken de naleving van regels en (gedrags)normen onderzoekt, zonder dat sprake hoeft te zijn van een concrete klacht of aanwijzing voor een overtreding. Dit betekent dat de deken op grond van de Advocatenwet in beginsel bevoegd is om proactief gegevens op te vragen.
  • De wetgever heeft de deken aangewezen als toezichthouder in de zin van artikel 5:11 van de Awb en heeft de deken daarmee de toezichtbevoegdheden uit Titel 5.2 van de Awb toegekend. De deken is bevoegd inlichtingen te vorderen (artikel 5:16 Awb) en om inzage te vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden en hiervan kopieën te maken (artikel 5:17 Awb).
  • Uit de parlementaire geschiedenis met betrekking tot de Algemene wet bestuursrecht blijkt eveneens dat de (deken als) toezichthouder ook gebruik kan maken van diens bevoegdheden om informatie op te vragen als er (nog) geen sprake is van een vermoeden dat regels zijn overtreden.
  • Het is inmiddels vaste (tucht)rechtspraak dat het opvragen van financiële stukken bij advocaten een onmisbaar instrument is voor de deken om diens toezichthoudende taak uit te oefenen.¹
• 4. Moet ik als advocaat meewerken aan het opvragen van financiële kengetallen?
  • Advocaten zijn gehouden aan het toezicht mee te werken; er geldt voor hen een medewerkingsplicht (artikel 5:20, eerste lid, Awb).
  • Ook gedragsregel 29 schrijft voor dat advocaten verplicht zijn om bij een verzoek om informatie van de deken alle gevraagde inlichtingen te verstrekken.
  • Op grond van artikel 5:20 lid 3 Awb kan de deken als toezichthouder naar aanleiding van de niet-naleving van de medewerkingsplicht bestuursrechtelijk handhavend optreden door het opleggen van een last onder dwangsom.
  • Voorts kan de deken in het geval dat een advocaat niet meewerkt aan de kengetallenuitvraag een dekenbezwaar tegen die advocaat indienen bij de Raad van Discipline.
• 5. Ben ik als advocaat verplicht om te beschikken over deze financiële gegevens?
  • Advocaten zijn op grond van artikel 2:10 en 3:15i BW en artikel 6.5 van de Voda verplicht een behoorlijke administratie te voeren en binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten op schrift te stellen.
  • Het is de taak van de deken erop toe te zien dat deze verplichting wordt nageleefd.
  • De deken acht het daarnaast in het belang van een goede toezichtuitoefening om kennis te nemen van de (ontwikkeling van de) financiële positie en mogelijke financiële risico’s van een kantoor. Een kwetsbare financiële positie kan een bedreiging vormen voor de continuïteit van het kantoor, de onafhankelijkheid en integriteit van de advocaat en de kwaliteit van de dienstverlening. Hierdoor kan de rechtzoekende (ernstig) worden benadeeld.
• 6. Hoe proportioneel is het opvragen van financiële kengetallen, is dit redelijk?
  • Op grond van artikel 5:13 Awb maakt een toezichthouder slechts gebruik van diens bevoegdheden voor zover dat redelijkerwijs voor de vervulling van diens taak nodig is.
  • Het behoort tot de toezichthoudende taken van de deken om er niet alleen op toe te zien dat alle advocaten zich aan de geldende financiële regelgeving houden, maar ook om een vinger aan de pols te houden ten aanzien van de liquiditeit en solvabiliteit van de advocatenkantoren.²
  • Ten behoeve van een effectieve, efficiënte en uniforme uitoefening van het financieel toezicht is het daarom noodzakelijk dat de deken controleert of de genoemde financiële regelgeving wordt nageleefd, maar ook dat de deken kennis heeft van de financiële positie van de advocatenkantoren in diens arrondissement.
  • Het systematisch verstrekken van financiële kengetallen aan de deken staat zodoende in redelijke verhouding tot het doel van de Advocatenwet.
  • Om advocaten zo min mogelijk te belasten, is de kengetallenuitvraag zo ingericht dat een kantoor op eenvoudige wijze de benodigde gegevens kan overnemen uit de balans en staat van baten en lasten, deze via de beveiligde website https://kengetallen.advocatenorde.nl kan indienen en op die manier aan de deken verstrekken.
  • Er worden niet méér gegevens opgevraagd dan de gegevens waarover de advocaat op grond van de regelgeving reeds dient te beschikken.
  • Het analyseren van financiële kengetallen is een detectiemiddel dat kan leiden tot zo effectief mogelijk maatwerk als het gaat om te treffen toezichtmaatregelen. De vroegtijdige signalering van financiële risico’s kan bovendien het aantal langlopende, tijdrovende onderzoeken voorkomen.

Voor wie de aanlevering geldt

• 7. Aanleveren van financiële kengetallen, voor wie geldt dat?
  • De dekens vragen jaarlijks bij alle advocatenkantoren (zie hierna) financiële kengetallen op.
  • De in 2023 op te vragen kengetallen hebben betrekking op het boekjaar 2022 en de vergelijkende cijfers over het boekjaar 2021.
• 8. Wat wordt verstaan onder ‘alle kantoren’ en wie dient financiële gegevens aan te leveren?
  • Onder een kantoor wordt hier verstaan die entiteit(en) waarbinnen de advocatuurlijke omzet wordt verantwoord en waar (doorgaans) de kosten worden verantwoord.
    • Bij een eenmanszaak, een B.V, een N.V. of een LLP worden doorgaans de omzet en de kosten verantwoord binnen deze juridische entiteit. De eenmanszaak, de B.V, de N.V. of de LLP dient opgave te doen.
    • Bij een volledige maatschap worden omzet en kosten binnen de maatschap verantwoord. De maatschap dient opgave te doen.
    • Bij een kostenmaatschap wordt de omzet in beginsel per afzonderlijke kostenmaat verantwoord waarbij de kosten doorgaans in de maatschap verantwoord en vervolgens doorberekend worden aan de kostenmaat. De afzonderlijke maten dienen afzonderlijk opgave te doen.
    • Indien meerdere zelfstandige advocatenpraktijken handelen onder een gemeenschappelijke naam (artikel 5.5 Voda) of als samenwerkingsverband (artikel 5.3 Voda, op basis van een kostenmaatschap) dan dienen de afzonderlijke zelfstandige advocatenpraktijken opgave te doen.
  • De opgave wordt gedaan door de entiteit waarin de advocatuurlijke omzet wordt verantwoord en niet door een eventuele holdingvennootschap met of zonder consolidatie.
  • Kantoren die in de afgelopen maanden in het kader van een kantoorbezoek van de deken of een financieel onderzoek reeds cijfers over 2022 hebben verstrekt, zijn ook gehouden de gevraagde gegevens aan te leveren.
  • Kantoren die zijn gestart op of na 1 juli 2022 hoeven geen opgave te doen.
  • Advocaten ‘in dienstbetrekking’ zoals omschreven in artikel 5.9 van de Voda hoeven geen opgave te doen. Ze doen wel opgave indien zij een eigen advocatenpraktijk voeren naast het zijn van advocaat ‘in dienstbetrekking’. Alvorens die opgave van de eigen praktijk te doen, dienen die advocaten contact op te nemen met het bureau van de orde in het arrondissement waar zij kantoor houden met hun eigen praktijk.

Wat de financiële kengetallen inhouden

• 9. Wat wordt verstaan onder financiële kengetallen?
  • De opgevraagde gegevens bestaan uit posten die zijn over te nemen uit de balans en uit de staat van baten en lasten (winst- en verliesrekening) van advocatenkantoren. Letterlijk genomen zijn dat geen kengetallen, deze ontstaan door het toevoegen van rekenregels, hetgeen geautomatiseerd gebeurt.
• 10. De jaarcijfers over 2022 zijn nog niet definitief. Moet ik die toch invullen?
  • Advocaten zijn op grond van artikel 2:10 en 3:15i BW en artikel 6.5 van de Voda verplicht binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten op schrift te stellen.
  • Indien door bijzondere omstandigheden nog geen definitieve cijfers bekend zijn, dan wordt u verzocht de conceptcijfers op te geven. Aan het einde van het indieningsproces dient u ook aan te geven of u definitieve- of conceptcijfers hebt ingevuld.
  • Zo spoedig mogelijk nadat de definitieve cijfers bekend zijn doet u een nieuwe opgave financiële kengetallen indien er sprake is van een significant verschil ten opzichte van de eerdere indiening. Deze zal de eerder opgegeven conceptversie dan overschrijven, waarna de unit Financieel Toezicht Advocatuur (FTA) automatisch een signaal ontvangt van de nieuwe versie.

Problemen met invoeren gegevens

• 11. Indienen financiële kengetallen, hoe werkt dat?
  • De uitvraag financiële kengetallen maakt onderdeel uit van de uitvraag CCV (kantoren).
  • In mei 2023 ontvangen alle advocaten een vooraankondiging van de deken via de nieuwsbrief.
  • De deken vraagt rond 1 juli 2023 per e-mail de advocaat die als kantoorverantwoordelijke van het kantoor staat geregistreerd de opgave CCV te doen. De uitvraag financiële kengetallen is opgenomen in de opgave CCV.
  • Het kantoor vult via de beveiligde website https://kengetallen.advocatenorde.nl uiterlijk 31 augustus 2023 de financiële gegevens in.
  • De in te dienen financiële gegevens zijn over te nemen of te herleiden uit de balans en staat van baten en lasten 2022 (als onderdeel van de jaarrekening 2022) waarover alle advocaten volgens de geldende regelgeving dienen te beschikken.
  • Na het invullen van de financiële kengetallen ontvangt u een 6-cijferige code welke in de CCV-opgave moet worden ingevuld om de CCV-opgave te kunnen afronden.
• 12. Wat vul ik in bij het aantal kostenmaten als ik een kantoorcombinatie vorm met collega-advocaten?
  • Als u een kantoorcombinatie vormt, dan doen alle individuele advocaten een opgave financiële kengetallen. U vult dan bij het aantal kostenmaten het totale aantal in, inclusief uzelf.
  • Indien het huidige aantal kostenmaten afwijkt van het aantal in het verslagjaar, bijvoorbeeld doordat een advocaat uit het samenwerkingsverband is gestapt of juist is aangesloten, dan vult u het aantal in dat van toepassing was in het verslagjaar.
  • Om verschillen in de opgaves te voorkomen, stemt u het aantal kostenmaten af met de collega’s in de kantoorcombinatie.
• 13. Mijn kantoor heeft subsidie gekregen in het kader van de coronasteunmaatregelen. Waar wordt deze bate verantwoord?
  • Corona-subsidies worden in uw jaarrekening verantwoord onder de overige opbrengsten of in mindering op de loonkosten, conform de verslaggevingsregels. Voor de kengetallen is een herrubricering niet nodig. U kunt de cijfers overnemen, zoals deze blijken uit uw jaarrekening.
• 14. Mijn jaarrekening is opgesteld in een andere valuta dan de Euro. Kan ik deze cijfers gebruiken voor de opgave?
  • De kengetallen luiden altijd in gehele Euro’s. U wordt verzocht de cijfers naar Eurobedragen om te rekenen en in te vullen in Eurobedragen. Indien er andere valuta worden omgerekend naar Euro’s wordt u verzocht de koers te vermelden in een apart email bericht aan de deken van uw arrondissement.
• 15. In de winst- en verliesrekening wordt gevraagd naar ‘Salaris advocaat/partner, managementfee(s)’. Wat vul ik hier precies in?
  • Heeft u een eenmanszaak, dan vult u hier € 0 in. Het resultaat van uw eenmanszaak vormt immers uw persoonlijke inkomen.
  • In het geval van een maatschap of C.V., dan wordt het inkomen van de maatschapsleden/vennoten gevormd door het aandeel in het resultaat. U vult bij Salaris / managementfee € 0 in.
  • Betreft uw advocatenkantoor een vennootschap (B.V., N.V. of LLP) dan ontvangen de (winstdelende) advocaten wellicht een salaris, rechtstreeks uit deze vennootschap, via een managementfee naar de persoonlijke holdingvennootschap, of beiden. In dit geval vult u (indien van toepassing) het salaris en/of de managementfee in. Het salaris betreft uitsluitend het brutoloon van de winstdelende advocaten.

Wat er met de financiële kengetallen gebeurt

• 16. Het analyseren van financiële kengetallen, wie doet dat?
  • Op verzoek van de deken analyseert de unit Financieel Toezicht Advocatuur (hierna unit FTA) de ontvangen informatie.
  • De unit FTA informeert de deken over de uitkomsten van de analyse in de vorm van een overzichtsrapportage.
  • Indien nodig formuleert de unit aanbevelingen voor de deken op individueel kantoorniveau.
  • Aan de hand van deze aanbevelingen beslist de deken of een vervolgactie wordt gepland, die onder andere kan bestaan uit (1) het opvragen van nadere gegevens (2) het vragen om een specifieke toelichting (schriftelijk of telefonisch) of (3) een kantoorbezoek.
• 17. Waar richt de analyse van de financiële kengetallen zich op?
  • De analyse van de kengetallen richt zich op de financiële positie van het kantoor. Concreet wordt aandacht besteed aan de ontwikkeling in en de hoogte van het eigen vermogen, de liquiditeitspositie, de ontwikkeling van de omzet en het door het kantoor behaalde resultaat. De analyse geeft inzicht in mogelijke (financiële) risico’s.
• 18. De analyse van de financiële kengetallen, hoe gaat dat?
  • De eerste analyse vindt geautomatiseerd plaats door het toevoegen van rekenregels aan de ingediende financiële gegevens, hetgeen leidt tot een bepaalde score. Deze score wordt geautomatiseerd vertaald in een vlagkleur, waarbij de mogelijkheden zijn ‘groen’, ‘oranje’ of ‘rood’. In dit document (klik hier om te downloaden) is concreet uitgewerkt welke score bepaalde financiële gegevens opleveren.
  • De unit FTA voert vervolgens een handmatige analyse uit van de ontvangen en geautomatiseerd geanalyseerde gegevens. Dit kan leiden tot een onderbouwde aanpassing van de vlagkleur. Bij deze analyses zijn de belangrijkste onderdelen de ontwikkeling in en de hoogte van (de samenstellende onderdelen van) het eigen vermogen, de liquiditeitspositie, de ontwikkeling van de omzet en het behaalde resultaat. Bij de handmatige analyse besteedt de unit FTA ook aandacht aan (bijzondere) toenames of afwijkende omvang van de omzet en van de arbeidsbeloning van de partner(s).
• 19. Is er bij een onderneming met een negatief eigen vermogen en/of verlies per definitie sprake van onzekerheid over de continuïteit?
  • Nee. Een negatief eigen vermogen en verliessituaties zijn wel indicaties voor mogelijke continuïteitsproblemen, maar er spelen veel meer factoren een rol. Als bijvoorbeeld de aandeelhouder bereid is tot het aanzuiveren van verliezen of garant wil staan voor schulden, hoeft er ondanks een negatief eigen vermogen en verliezen toch geen sprake te zijn van ernstige onzekerheid over de continuïteit van de bedrijfsactiviteiten.
• 20. Wat zijn concrete voorbeelden van financiële risico’s?
  • Negatief eigen vermogen;
  • Negatieve liquiditeitspositie;
  • In toenemende mate vooruit factureren van nog uit te voeren werkzaamheden in combinatie met het bereiken van de door de bank gestelde kredietlimiet;
  • Debiteurensaldo hoog in relatie tot de omzet;
  • Onderhanden werk positie hoog in relatie tot de omzet;
  • Substantiële vorderingen op gelieerde ondernemingen;
  • Substantiële rekening courant vorderingen op participant(en);
  • Substantiële afname van de omzet t.o.v. het voorafgaande jaar;
  • Substantiële afname van het resultaat t.o.v. het voorafgaande jaar;
  • Een zeer laag resultaat per winstdelende advocaat.
• 21. Wat gebeurt er na de analyse van de financiële kengetallen?
  • Kantoren ontvangen in beginsel geen terugkoppeling naar aanleiding van de ingediende informatie.
  • Wanneer de deken meent dat de uitkomst van de analyse daartoe aanleiding geeft, kan de deken besluiten dat vervolgacties nodig zijn. Voorbeelden hiervan (zie ook punt 16) zijn het opvragen en analyseren van aanvullende informatie of het uitvoeren van een aanvullend onderzoek.
  • De deken kan deze vervolgacties uitbesteden aan de unit FTA. In alle gevallen is de deken als formeel toezichthouder eindverantwoordelijk.
• 22. Wat gebeurt er met de door mij opgegeven financiële informatie?
  • Door de opgave in het kengetallen-portaal worden de opgegeven financiële gegevens automatisch toezichtinformatie. De deken is daarvan eigenaar en deze bewaart de gegevens gedurende een periode van drie jaar.
  • De unit FTA houdt niet langer informatie onder zich dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden.
  • Op aangeven van de deken wordt een dossier na afronding van de werkzaamheden in zijn volledigheid overgedragen aan de deken of vernietigd; digitale informatie wordt na de overdracht vernietigd.
  • De deken draagt er zorg voor dat de informatie adequaat wordt gearchiveerd op het bureau van de orde zodat alle informatie op een later moment makkelijk benaderbaar is.
  • In beginsel worden toezichtdossiers vijf jaar bewaard, waarna ze worden vernietigd.
• 23. Wat zijn mogelijke gevolgen van financiële risico’s?
  • Faillissement. Een advocaat die in staat van faillissement is verklaard, is van rechtswege in de uitoefening van de praktijk geschorst (artikel 16 Advocatenwet). Cliënten hebben derhalve belang bij continuïteit;
  • Inbreuk op vrijheid, onafhankelijkheid en integriteit. Een kwetsbare financiële positie kan de vrijheid en onafhankelijkheid van een advocaat in de uitoefening van diens beroep in gevaar brengen (gedragsregel 2). Een dergelijke financiële positie kan voorts leiden tot ongewenst gedrag dat de integriteit van de advocaat aantast (artikel 10a Advocatenwet);
  • Afbreuk van kwaliteit. Een advocaat is mogelijk eerder geneigd zaken aan te nemen waarvoor de advocaat niet beschikt over de benodigde deskundigheid (artikel 4.1, tweede lid, Voda) of die, gelet op de kantoororganisatie, niet adequaat behandeld kunnen worden (artikel 6.3 Voda);
  • Gebrekkige bedrijfsvoering. Er kan niet of onvoldoende worden geïnvesteerd in de minimaal vereiste bedrijfsvoering wat op termijn kan leiden tot ernstige gebreken (artikel 6.2 Voda);
  • Geen aansprakelijkheidsdekking. Niet langer kan worden voldaan aan de geldende verplichtingen zoals het betalen van verzekeringspremies. Als gevolg daarvan is een advocaat mogelijk niet verzekerd. Rechtzoekenden moeten erop kunnen vertrouwen dat een advocaat adequaat is verzekerd ter zake het risico van diens beroepsaansprakelijkheid (artikel 6.24 Voda).

Vertrouwelijkheid en beveiliging

• 24. Hoe zit het met de geheimhoudingsplicht?
  • Voor de deken en de door de deken ingeschakelde personen (waaronder de unit FTA) geldt op grond van artikel 45a, tweede lid, Advocatenwet een geheimhoudingsplicht, gelijk aan die bedoeld in artikel 11a van de Advocatenwet.
• 25. Mag de unit FTA wel beschikken over en werken met deze financiële gegevens?
  De deken heeft de medewerkers van de unit FTA middels het besluit machtiging toezicht advocatuur gemachtigd³ om in het kader van het financieel toezicht en het toezicht op de Wwft namens de deken werkzaamheden uit te voeren, waaronder:
  • het verzamelen van gegevens over de betrokken advocaat;
  • het analyseren van de gegevens over de betrokken advocaat.
  
  
• 26. Hoe staat het met de beveiliging van mijn privacygevoelige gegevens?
  • De beveiliging van uw gegevens nemen wij uiterst serieus en deze voldoet aan alle redelijkerwijs te stellen eisen. Bij de opgave wordt gebruik gemaakt van de beveiligde website https://kengetallen.advocatenorde.nl. Na het invullen worden de gegevens opgeslagen in een database, waarbij de gegevens versleuteld worden. Op de website blijven geen gegevens achter en er is sprake van éénrichtingsverkeer naar de database, waardoor geen gegevens achterhaald kunnen worden door onbevoegden.
  • De gegevens in de database zijn uitsluitend te benaderen door de unit FTA. Inzage door onbevoegden is afgeschermd door toegangsmaatregelen.

¹ Hof van Discipline, 4 december 2015, ECLI:NL:TAHVD:2015:303. Hof van Discipline, 16 november 2016, ECLI:NL:TAHVD:2016:216. Hof van Discipline 15 november 2021, ECLI:NL:TAHVD:2021:214.
² Hof van Discipline, 4 december 2015, ECLI:NL:TAHVD:2015:303
³ Het besluit machtiging toezicht advocatuur is te vinden op de website van de orde in uw eigen arrondissement.