VEELGESTELDE VRAGEN

Hier vindt u de antwoorden op veelgestelde vragen. Wanneer u het antwoord op uw vraag hier niet vindt, dan kunt u contact opnemen met het bureau van de orde van advocaten in uw eigen Arrondissement.

  • Door wie worden de financiële kengetallen uitgevraagd?
    • De lokale dekens zijn hiervoor verantwoordelijk en doen de uitvraag naar alle advocaten in hun arrondissement.
  • Aanleveren van financiële kengetallen, voor wie geldt dat?
    • Dat geldt voor alle advocaten. De in 2020 op te vragen kengetallen hebben betrekking op het boekjaar 2019 en de vergelijkende cijfers over het boekjaar 2018.
  • Waarom financiële kengetallen?
    • De doelstelling van het opvragen van financiële kengetallen is het financieel toezicht op een objectieve en doelmatige wijze verder te incorporeren in het door de deken uitgeoefende toezicht.
  • Waarom financiële kengetallen opvragen?
    • Deze werkwijze draagt bij aan een effectieve, efficiënte en uniforme uitoefening van het financieel toezicht.
    • Door het opvragen en analyseren van financiële kengetallen van alle kantoren beschikt de deken over inzicht in (de ontwikkeling in) de financiële positie en de mogelijke financiële risico’s van de volledige populatie kantoren binnen zijn/haar arrondissement.
    • Hiermee kan de deken vaststellen of kantoren voldoen aan de administratieplicht die is vastgelegd in de artikelen 2:10 en 3:15i BW en in artikel 6.5 van de Voda.
    • De deken verkrijgt hiermee inzicht in trends en ontwikkelingen binnen de gehele populatie. Deze informatie kan mogelijk worden gebruikt om op anonieme basis via voorlichting de bewustwording hierover te vergroten.
  • Wat wordt verstaan onder financiële kengetallen?
    • De opgevraagde gegevens bestaan uit posten die zijn over te nemen uit de balans en uit de staat van baten en lasten (winst- en verliesrekening) van advocatenkantoren. Letterlijk genomen zijn dat geen kengetallen, deze ontstaan door het toevoegen van rekenregels, hetgeen geautomatiseerd gebeurt.
  • Wat wordt verstaan onder ‘alle kantoren’ en wie dient financiële gegevens aan te leveren?
    • Onder een kantoor wordt hier verstaan die entiteit(en) waarbinnen de omzet wordt verantwoord en waar (doorgaans) de kosten worden verantwoord.
      • Bij een eenmanszaak, een B.V. of een N.V. worden doorgaans de omzet en de kosten verantwoord binnen de eenmanszaak, de B.V. of de N.V. zelf. De eenmanszaak, de B.V. of de N.V. dient opgave te doen.
      • Bij een volledige maatschap worden omzet en kosten binnen de maatschap verantwoord. De maatschap dient opgave te doen.
      • Bij een kostenmaatschap wordt de omzet in beginsel per afzonderlijke kostenmaat verantwoord en de kosten worden doorgaans in de maatschap verantwoord en vervolgens doorberekend aan de kostenmaat. De afzonderlijke maten dienen afzonderlijk opgave te doen.
      • Indien meerdere zelfstandige advocatenpraktijken handelen onder een gemeenschappelijke naam (artikel 5.5 Voda) of als samenwerkingsverband (artikel 5.3 Voda, op basis van een kostenmaatschap) dan dienen de afzonderlijke zelfstandige advocatenpraktijken opgave te doen.
    • Kantoren die zijn gestart op of na 1 juli 2019 hoeven in 2020 geen opgave te doen.
    • Advocaten ‘in dienstbetrekking’ zoals omschreven in artikel 5.9 sub g van de Voda hoeven geen opgave te doen. Ze doen wel opgave van een eventuele praktijk die gevoerd wordt naast het werk ‘in dienstbetrekking’.
  • Opvragen financiële kengetallen, hoe werkt dat?
    • In juni 2020 ontvangen alle advocaten een vooraankondiging van de deken.
    • De deken vraagt rond 1 juli 2020 per brief de kengetallen op bij de kantoorverantwoordelijke van het kantoor.
    • Het kantoor vult via de beveiligde website https://kengetallen.advocatenorde.nl uiterlijk 31 augustus 2020 de financiële gegevens in.
    • De in te dienen financiële gegevens zijn over te nemen of te herleiden uit de balans en staat van baten en lasten 2019 waarover alle advocaten volgens de geldende regelgeving dienen te beschikken.
  • Het analyseren van financiële kengetallen, wie doet dat?
    • Op verzoek van de deken analyseert de unit Financieel Toezicht Advocatuur (hierna unit FTA) de ontvangen informatie.
    • De unit FTA informeert de deken over de uitkomsten van de analyse in de vorm van een overzichtsrapportage.
    • Indien nodig formuleert de unit FTA aanbevelingen voor de deken op individueel kantoorniveau.
  • Waar richt de analyse van de financiële kengetallen zich op?
    • De analyse van de kengetallen richt zich op de financiële positie van het kantoor. Concreet wordt aandacht besteed aan de ontwikkeling in en de hoogte van het eigen vermogen, de liquiditeitspositie, de ontwikkeling van de omzet en het door het kantoor behaalde resultaat. De analyse geeft inzicht in mogelijke (financiële) risico’s.
  • Wat wordt hier bedoeld met de term continuïteit?
    • Met de term continuïteit wordt hier bedoeld dat een advocatenkantoor haar bedrijfsactiviteiten in de voorzienbare toekomst voortzet.
  • Is er bij een onderneming met een negatief eigen vermogen en/of verlies per definitie sprake van onzekerheid over de continuïteit?
    • Nee, een negatief eigen vermogen en verliessituaties zijn wel indicaties voor mogelijke continuïteitsproblemen, maar er spelen veel meer factoren een rol. Als bijvoorbeeld de aandeelhouder bereid is tot het aanzuiveren van verliezen of garant wil staan voor schulden, hoeft er ondanks een negatief eigen vermogen en verliezen toch geen sprake te zijn van ernstige onzekerheid over de continuïteit van de bedrijfsactiviteiten.
  • Wat wordt hier bedoeld 'steunmaatregelen'?
    • Met de term 'steunmaatregelen' wordt hier bedoeld de door de overheid gefaciliteerde regelingen om ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis.
  • Krijg ik intensieve bemoeienis van de deken wanneer ik aangeef dat ik continuïteitsproblematiek voorzie in 2020 of dat ik gebruik maak/ga maken van steunmaatregelen?
    • De deken vervult zijn/haar rol met oog voor de proportionaliteit van zijn/haar aandacht voor advocatenkantoren.
  • Wat zijn concrete voorbeelden van financiële risico’s?
    • Negatief eigen vermogen;
    • Negatieve liquiditeitspositie;
    • In toenemende mate vooruit factureren van nog uit te voeren werkzaamheden in combinatie met het bereiken van de door de bank gestelde kredietlimiet;
    • Debiteurensaldo hoog in relatie tot de omzet;
    • Onderhanden werk positie hoog in relatie tot de omzet;
    • Substantiële vorderingen op gelieerde ondernemingen;
    • Substantiële rekening courant vorderingen op participant(en);
    • Substantiële afname van de omzet t.o.v. het voorafgaande jaar;
    • Substantiële afname van het resultaat t.o.v. het voorafgaande jaar.
  • Wat gebeurt er na de analyse van de financiële kengetallen?
    • Kantoren ontvangen in beginsel geen terugkoppeling naar aanleiding van de ingediende informatie.
    • Wanneer de deken meent dat de uitkomst van de analyse daartoe aanleiding geeft kan hij/zij besluiten dat vervolgacties nodig zijn. Voorbeelden hiervan zijn het opvragen en analyseren van aanvullende informatie of het uitvoeren van een aanvullend onderzoek.
    • De deken kan deze vervolgacties uitbesteden aan de unit FTA. In alle gevallen is de deken als formeel toezichthouder eindverantwoordelijk.
    • De deken informeert het betrokken kantoor over de uit te voeren vervolgacties.
  • Van wie is de financiële informatie en wat gebeurt ermee?
    • De deken is eigenaar van alle toezichtinformatie. De opgevraagde financiële gegevens bewaart de deken gedurende een periode van drie jaar.
    • De unit FTA houdt niet langer informatie onder zich dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden.
    • Op aangeven van de deken wordt een dossier na afronding van de werkzaamheden in zijn volledigheid overgedragen aan de deken of vernietigd; digitale informatie wordt na de overdracht vernietigd.
    • De deken draagt er zorg voor dat de informatie adequaat wordt gearchiveerd op het bureau van de orde zodat alle informatie op een later moment makkelijk benaderbaar is.
    • In beginsel worden toezichtdossiers vijf jaar bewaard, waarna ze worden vernietigd.
  • Hoe zit het met de geheimhoudingsplicht?
    • Voor de deken en de door hem/haar ingeschakelde personen (waaronder de unit FTA) geldt op grond van artikel 45a, tweede lid, Advocatenwet een geheimhoudingsplicht, gelijk aan die bedoeld in artikel 11a van de Advocatenwet.
  • Moet ik als advocaat meewerken aan het opvragen van financiële kengetallen?
    • Advocaten zijn gehouden aan het toezicht mee te werken; er geldt voor hen een medewerkingsplicht (artikel 5:20, eerste lid, Awb).
    • Ook gedragsregel 29 schrijft voor dat advocaten verplicht zijn om bij een verzoek om informatie van de deken alle gevraagde inlichtingen te verstrekken.
  • Ben ik als advocaat verplicht om te beschikken over deze financiële gegevens?
    • Advocaten zijn op grond van artikel 2:10 en 3:15i BW en artikel 6.5 van de Voda verplicht een behoorlijke administratie te voeren en binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten op schrift te stellen. Het is de taak van de deken erop toe te zien dat deze verplichting wordt nageleefd.
    • De deken acht het daarnaast in het belang van een goede toezichtuitoefening om kennis te nemen van de (ontwikkeling van de) financiële positie en mogelijke financiële risico’s van een kantoor. Een kwetsbare financiële positie kan een bedreiging vormen voor de continuïteit van het kantoor, de onafhankelijkheid en integriteit van de advocaat en de kwaliteit van de dienstverlening. Hierdoor kan de rechtzoekende (ernstig) worden benadeeld.
    • Het is de taak van de deken om zich ervan te vergewissen dat de verplichtingen die een advocaat heeft jegens zijn cliënten worden nageleefd en dat geen inbreuk wordt gemaakt op de kernwaarden.
  • Wat zijn mogelijke gevolgen van financiële risico’s?
    • Faillissement. Een advocaat die in staat van faillissement is verklaard, is van rechtswege in de uitoefening van de praktijk geschorst (artikel 16 Advocatenwet). Cliënten hebben derhalve belang bij continuïteit;
    • Inbreuk op vrijheid, onafhankelijkheid en integriteit. Een kwetsbare financiële positie kan de vrijheid en onafhankelijkheid van een advocaat in de uitoefening van zijn beroep in gevaar brengen (gedragsregel 2). Een dergelijke financiële positie kan voorts leiden tot ongewenst gedrag dat de integriteit van de advocaat aantast (artikel 10a Advocatenwet);
    • Afbreuk van kwaliteit. Een advocaat is mogelijk eerder geneigd zaken aan te nemen waarvoor hij de deskundigheid niet bezit (artikel 4.1, tweede lid, Voda) of die hij, gelet op zijn kantoororganisatie, niet adequaat kan behandelen (artikel 6.3 Voda);
    • Gebrekkige bedrijfsvoering. Er kan niet of onvoldoende worden geïnvesteerd in de minimaal vereiste bedrijfsvoering wat op termijn kan leiden tot ernstige gebreken (artikel 6.2 Voda);
    • Geen aansprakelijkheidsdekking. Niet langer kan worden voldaan aan de geldende verplichtingen zoals het betalen van verzekeringspremies. Als gevolg daarvan is een advocaat mogelijk niet verzekerd. Rechtzoekenden moeten erop kunnen vertrouwen dat een advocaat adequaat is verzekerd ter zake het risico van zijn beroepsaansprakelijkheid (artikel 6.24 Voda).
  • Hoe proportioneel is het opvragen van financiële kengetallen, is dit redelijk?
    • Op grond van artikel 5:13 Awb maakt een toezichthouder slechts gebruik van zijn bevoegdheden voor zover dat redelijkerwijs voor de vervulling van zijn taak nodig is.
    • Het behoort tot de toezichthoudende taken van de deken om er niet alleen op toe te zien dat alle advocaten zich aan de geldende financiële regelgeving houden, maar ook om een vinger aan de pols te houden ten aanzien van de liquiditeit en solvabiliteit van de advocatenkantoren.(1)
    • Ten behoeve van een effectieve, efficiënte en uniforme uitoefening van het financieel toezicht is het daarom noodzakelijk dat de deken kennis heeft van de financiële positie van de advocatenkantoren in haar/zijn arrondissement.
    • Het systematisch verstrekken van financiële kengetallen aan de deken staat zodoende in redelijke verhouding tot het doel van de Advocatenwet.
    • Om advocaten zo min mogelijk te belasten, kan een kantoor op eenvoudige wijze de benodigde gegevens overnemen uit de balans en staat van baten en lasten, deze via de beveiligde website https://kengetallen.advocatenorde.nl vastleggen en aan de deken verstrekken.
    • Er worden niet méér gegevens opgevraagd dan de gegevens waarover de advocaat op grond van de regelgeving reeds dient te beschikken. De deken kan niet via een minder bezwarende weg over deze gegevens beschikken.
    • Het analyseren van financiële kengetallen is een detectiemiddel dat kan leiden tot zo effectief mogelijk maatwerk als het gaat om te treffen toezichtmaatregelen. De vroegtijdige signalering van financiële risico’s kan bovendien een aantal langlopende, tijdrovende onderzoeken voorkomen.
  • Mag de unit FTA wel beschikken over en werken met deze financiële gegevens?
    De deken heeft de medewerkers van de unit FTA middels het Besluit machtiging toezicht advocatuur gemachtigd* om in het kader van het financieel toezicht en het toezicht op de Wwft namens de deken werkzaamheden uit te voeren, waaronder:
    • het verzamelen van gegevens over de betrokken advocaat;
    • het analyseren van de gegevens over de betrokken advocaat.

    * Het besluit machtiging toezicht advocatuur is te vinden op de website van de orde in uw eigen arrondissement.

  • Hoe veilig is het digitaal indienen van financiële kengetallen?
    • Het digitaal indienen van financiële gegevens via het kengetallenportaal voldoet qua veiligheid aan (redelijkerwijs) te stellen eisen.
      • De realisatie en hosting van de applicatie gebeurt door ISO27001 gecertificeerde leveranciers.
      • In het kengetallenportaal zijn de gegevens uitsluitend gedurende het invullen daarvan zichtbaar voor de gebruiker. Het is daarna niet mogelijk om de eigen of andermans gegevens uit de database op te halen.
      • De database staat in een afgeschermde cloud-omgeving. De gegevens worden vanuit het kengetallenportaal via een SSL-beveiligde verbinding in de database geplaatst, en zijn daar met behulp van encryptie of hashing beveiligd.
      • Bij de beveiliging van het portaal wordt rekening gehouden met de voortschrijdende inzichten en ontwikkelingen omtrent cybersecurity.